25-летие службы делопроизводства

Служба делопроизводства создана на основании Приказа ректора от 31.05.2001 № 21 на базе канцелярии университета как самостоятельное структурное подразделение. Служба делопроизводства ЮУрГУ – это центр документированного взаимодействия университета, основной целью которого является информационно-документационное насыщение управленческого процесса.

Главными задачами службы являются: обеспечение единых правил документирования и организации работы со служебными документами, совершенствование форм и методов работы с документами, разработка и внедрение нормативных документов по организации документационного обеспечения в ЮУрГУ.

Службу делопроизводства более 35 лет возглавляет Н. Е. Циулина. Сотрудники подразделения осуществляют регистрацию, своевременное рассмотрение входящих и исходящих документов, нормативных правовых актов, обращений граждан, выполняют информационно-справочную работу по многочисленным документам, организуют работу по ведению номенклатуры дел, хранению архивных документов, участвуют в аудитах. Кроме этого, сотрудники службы проводят консультации по системе электронного документооборота (СЭД) «Directum-RX», делопроизводству и архивному делу, оказывают практическую и методическую помощь лицам, ответственным за делопроизводство в дирекциях/Высших школах/центрах и т.д., следят за состоянием документационного обеспечения в структурных подразделениях университета. В состав службы делопроизводства входит экспедиция, отдел документационного обеспечения и отдел хранения документов.

В экспедиции есть два важных направления в жизни документов университета: ведётся работа с исходящей/входящей корреспонденцией, направляемой через Почту России и экспресс-почту; осуществляется прием, регистрация и строгий контроль по работе с обращениями граждан и иностранных студентов.

В отделе документационного обеспечения (начальник отдела Никулова К.А.) контролируют создание, регистрацию и движение входящих/исходящих/внутренних документов, обеспечивают непрерывную работу в СЭД ЮУрГУ «Directum-RX».

В архивохранилищах отдела хранения документов, который возглавляет Кульневич А.Б., находится большой объем документов: учредительные документы, финансовые, приказы по основной деятельности, документы по личному составу сотрудников и студентов, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий. Они являются информационными ресурсами университета.